PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI

PROCEDURA

 ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI

ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ (TZW. SYGNALISTÓW)

w Ośrodku Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju.

Celem procedury jest:

• stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
• poprawa społecznego postrzegania działań osób zgłaszających przypadki
  nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie,
• ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości,
• ochrona Ośrodka Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,
• propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Procedura:

• umożliwia jawne lub poufne dokonywanie zgłoszeń,
• gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,
• zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

§ 1. Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

1. OPS – Ośrodek Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju,
2. Dyrektor – Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju,
3. Pracownik – wszystkie osoby zatrudnione w Ośrodku Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju na podstawie umowy o pracę lub umowie cywilnoprawnej,
4. Komisja – komisja odpowiedzialna za prowadzenie postępowań wyjaśniających dotyczących zgłoszeń – powoływania każdorazowo przez Pracodawcę, po złożeniu zgłoszenia – w celu rozpatrzenia,
5. Anonim – zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości; zgłoszenie nie zawierające danych osobowych osoby zgłaszającej,
6. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia,
7. działania następcze – działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury,
8. informacje na temat naruszeń – Zgłoszenie – dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono, przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w OPS, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej jednostce, organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy  – informacja imienna, przekazana w dobrej wierze, w formie pisemnej lub ustnej, za pośrednictwem dedykowanych kanałów zgłaszania nieprawidłowości, pochodząca od pracowników lub osób trzecich, dotycząca ujawniania nieprawidłowości, w szczególności naruszeń prawa,
9. kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji,
10. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem,
11. osoba dokonująca zgłoszenia – (tzw. sygnalista) – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy – ( tj. pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał, osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, wykonawca (podwykonawca, dostawca) świadczący usługi na rzecz OPS w Krynicy-Zdroju, inne osoby fizyczne mające związek z OPS w Krynicy-Zdroju (w kontekście związanym z pracą),
12. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
13. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu  jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana,
14. działanie w dobrej wierze – domniemanie prawne uregulowane w Kodeksie Cywilnym, odnoszące się do intencji danej osoby, niezależnie od rezultatu, jakie przyniosły jej działania. Polega na usprawiedliwionym w danych okolicznościach przekonaniu osoby, że przysługuje jej takie prawo, jakie faktycznie wykonuje,
15. poufne kanały zgłaszania nieprawidłowości – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonanie sygnaliście poufnego zgłoszenia nieprawidłowości,
16. procedura – procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń ( tzw. sygnalistów) w OPS w Krynicy-Zdroju.

§ 2. 1.   Zgłoszenie może dotyczyć naruszeń prawa związanych z funkcjonowaniem OPS w Krynicy-Zdroju wyłącznie w obszarach:

1.  zamówień publicznych;
2. usług, produktów i rynków finansowych;
3. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
4.  bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
5. bezpieczeństwa transportu;
6. ochrony środowiska;
7. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
8.  zdrowia publicznego;
9. ochrony konsumentów;
10. ochrony prywatności i danych osobowych;
11. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
12. interesów finansowych Unii Europejskiej
13. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
14.  mobbingu, równego traktowania i niedyskryminowania pracowników;
15. zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

2.   Postanowienia niniejszej procedury mają zastosowanie wyłącznie do osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskana w kontekście związanym z praca w tym do:

1. pracownika, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
2. osoby ubiegającej się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,
3. osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
4. stażysty,
5. wolontariusza,
6. praktykanta,
7. wykonawcy (podwykonawcy, dostawcy) świadczącego usługi na rzecz OPS w Krynicy-Zdroju,
8. innych osób fizycznych mających związek z OPS w Krynicy-Zdroju w kontekście związanym z pracą.

3. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów, w tym w szczególności:

1. naruszenia zasad kodeksu etyki pracowników OPS,
2. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej,
3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych,
4. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska,
5. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itd.,
6. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych,
7. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1–6.

§ 3.1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju.

2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada:

1. Dyrektor OPS,  który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:
   1. osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym korupcji,
   2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
   3. zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,
   4. ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników OPS, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom
2. sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
   1. monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,
   2. promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
   3. zgłaszanie naruszeń właściwym organom.
3. pracownik w Komórce Administracyjnej zajmujący się bieżącą obsługą procedury informowania o nieprawidłowościach realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
   1. przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji,
   2. prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji,
   3. zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, wnioskowanie do Dyrektora o powoływanie Komisji, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,
   4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,
   5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia,
   6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
   7. prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników OPS zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji oraz propagowania postawy obywatelskiej odpowiedzialności,
   8. uzgadnianie wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy – udzielanie informacji o przysługującej ochronie związanej z działaniami sygnalizacyjnymi.
4. Kierownik ośrodka wsparcia (Klubu Senior+) współpracuje z pracownikiem Komórki Administracyjnej w zakresie:
   1. monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,
   2. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji,
   3. zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości;
5. pracownicy OPS, w szczególności:
   1. przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,
   2. dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach.
   3. na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,
   4. udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,
   5. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§ 4. 1. Zgłoszenia dokonywane mogą być poprzez dedykowane poufne kanały zgłoszeń funkcjonujące w OPS, w szczególności:

1. za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@opskrynica.pl  w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać wyznaczonemu pracownikowi osobiście lub telefonicznie,
2. w formie listownej na adres: Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. Kraszewskiego 37, 33-380 Krynica-Zdrój z dopiskiem na kopercie, „zgłoszenie nieprawidłowości-wyznaczony pracownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Krynicy-Zdroju – do rąk własnych”,
3. osobiście do pracownika wyznaczonego w  OPS  (III piętro, Sekretariat, pok.7)  lub telefoniczne pod numer telefonu – 18 4715368.  Wyznaczony pracownik po przyjęciu zgłoszenia, dokumentuje zgłoszenie w formie karty informacyjnej, protokołu, nagrania rozmowy. Wzór karty informacyjnej stanowi załącznik nr 1 do procedury.

1. Zgłoszenie może mieć charakter:
1. jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,
2. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

§ 5. 1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
2. datę i miejsce sporządzenia,
3. dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy,
4. opis nieprawidłowości oraz ich daty.

1. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
2. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 2 do procedury.

§ 6. 1. Zgłoszenia, o których mowa w § 4 rejestrowane są przez pracownika w Komórce Administracyjnej OPS zgodnie z wzorem rejestru określonym w załącznik nr 3 do procedury.  Pracownik  Komórki Administracyjnej w terminie 7 dni wysyła osobie dokonującej zgłoszenia potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

2. Pracownik Komórki Administracyjnej dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
3. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
4. Wyniki przedstawiane są w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, o czym należy poinformować osobę dokonującą zgłoszenia.

§ 7. 1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

§ 8. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie, w szczególności, może zostać uznane za:

1. zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania;
2. bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 9. 1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 10. Ochrona

1.   Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

2.   Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności:

podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności  i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 11;

doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

Działania, o których mowa w ust. 2 pkt 1,  obejmują przede wszystkim:

1)   ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

2)   odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

3)   ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 11. Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 12. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.